Petunjuk terperinci untuk mendaftarkan nomor EIN untuk perusahaan yang didirikan di AS (2026)

Saat suatu bisnis mulai beroperasi atau berencana untuk berekspansi ke pasar AS, salah satu langkah pertama yang harus diambil adalah mendaftar untuk mendapatkan EIN (Nomor Identifikasi Pemberi Kerja), yang merupakan nomor identifikasi bisnis yang dikeluarkan oleh Internal Revenue Service (IRS) AS.

EIN terdiri dari 9 digit, dalam format XX-XXXXXXX, dan dianggap sebagai "kartu identitas" suatu bisnis dalam sistem perpajakan federal AS. Dinas Pendapatan Internal AS (IRS) menggunakan EIN untuk mengidentifikasi dan melacak kewajiban pajak organisasi dan individu yang menjalankan bisnis, bahkan ketika tidak ada karyawan.

Sederhananya, jika Anda adalah bisnis Vietnam yang membuka anak perusahaan, cabang, atau kantor perwakilan di AS, EIN merupakan syarat wajib untuk dapat:

• Ajukan dan bayar pajak federal untuk: pajak penghasilan perusahaan, pajak ketenagakerjaan (FICA, FUTA), dan pajak cukai.
• Membuka rekening bank bisnis di AS: bank memerlukan EIN untuk memverifikasi badan hukum dan perwakilan sah.
• Mendaftarkan izin usaha, kontrak komersial atau kontrak kerja, membayar gaji karyawan.
• Laporkan ke Administrasi Jaminan Sosial (SSA) saat membayar karyawan.
• Melakukan transaksi keuangan internasional atau domestik seperti pembayaran, transfer keuntungan, atau investasi.

Menurut panduan IRS dalam Publikasi 1635, EIN dikeluarkan untuk berbagai jenis badan hukum, termasuk:

• Kepemilikan Tunggal.
• Perusahaan.
• Kemitraan.
• Perseroan Terbatas (PT).
• Perwalian, Harta Warisan, Organisasi yang Dikecualikan.
• Dan juga lembaga pemerintah lainnya atau organisasi tertentu.

Setiap bisnis hanya boleh memiliki satu EIN, yang sesuai dengan badan hukum yang terpisah. Jika suatu bisnis mengubah struktur organisasinya (misalnya, dari kepemilikan tunggal menjadi perseroan terbatas), atau melakukan merger untuk membentuk badan hukum baru, Bisnis tersebut harus mendaftar untuk mendapatkan EIN baru.

EIN hanya digunakan untuk keperluan bisnis dan bukan pengganti Nomor Jaminan Sosial (SSN) seseorang. Selain itu, Dinas Pendapatan Internal (IRS) merekomendasikan agar tidak menggunakan "nominee" untuk mendaftar EIN, melainkan perwakilan hukum, yang disebut "Pihak yang Bertanggung Jawab", yang memiliki kendali atau manajemen aktual atas bisnis di AS.

EIN (Employer Identification Number) diterbitkan dan dikelola langsung oleh Internal Revenue Service (IRS), sebuah lembaga di bawah Departemen Keuangan AS yang bertanggung jawab untuk memungut pajak dan menegakkan hukum pajak federal. IRS merupakan satu-satunya lembaga yang berwenang menerbitkan EIN kepada individu, organisasi, atau bisnis yang beroperasi di AS.

Menurut panduan dalam Publikasi IRS 1635 – Memahami EIN Anda, penerbitan EIN membantu otoritas pajak mengidentifikasi dan melacak kewajiban pajak setiap unit bisnis dalam keseluruhan sistem. 

Saat bisnis Anda mengajukan pengembalian pajak, membuka rekening bank, atau memenuhi kewajiban keuangan lainnya, IRS menggunakan EIN untuk mengidentifikasi catatan pajak secara akurat, menghindari informasi duplikat atau tidak akurat.

Bisnis dapat mengajukan EIN langsung ke IRS melalui saluran resmi berikut: aplikasi daring/faks/surat. 

Formulir Pendaftaran EIN (Formulir SS-4)

Sejak 2012, untuk memastikan keadilan dan pengendalian yang efektif, IRS telah membatasi penerbitan EIN menjadi satu per hari per Pihak yang Bertanggung Jawab. Hal ini membantu mencegah pendaftaran ganda atau penyalahgunaan EIN.

Contoh: 

Sebuah bisnis Vietnam membuka LLC di AS untuk berbisnis melalui Amazon atau menggunakan Stripe Payments untuk situs web e-dagangnya.

Saat menghubungkan akun pembayaran, sistem Stripe/Amazon memerlukan EIN untuk memverifikasi bisnis dengan IRS. Tanpa EIN, aplikasi akan ditolak atau kemampuan pembayaran akan dibatasi.

Oleh karena itu, mendaftar untuk EIN merupakan langkah wajib bagi bisnis untuk dapat beroperasi sepenuhnya dalam sistem keuangan dan komersial AS.

Berikut ini adalah fitur-fitur penting EIN yang perlu dipahami oleh para pelaku bisnis:

• Strukturnya terdiri dari 9 digit: EIN memiliki format XX-XXXXXXX, yang dikeluarkan oleh IRS (Dinas Pendapatan Internal AS) berdasarkan sistem standar di seluruh federal. Setiap EIN bersifat unik, terkait dengan badan hukum tertentu.
• Setiap bisnis hanya memiliki satu EIN: Suatu bisnis hanya perlu mendaftar untuk mendapatkan EIN baru saat mengubah bentuk hukumnya (misalnya, dari Perusahaan Perseorangan menjadi Korporasi).
• Otoritas Penerbit Tunggal: Hanya IRS yang memiliki wewenang untuk menerbitkan dan mengelola EIN.
• Tujuan: EIN digunakan untuk operasi bisnis, pajak, dan pengelolaan catatan keuangan bisnis.
• Cakupan Aplikasi yang Luas: EIN dikeluarkan untuk berbagai jenis organisasi, termasuk korporasi, kemitraan, perwalian, nirlaba, dll.
• Terkait dengan perwakilan hukum (Pihak yang Bertanggung Jawab): Orang ini memiliki hak untuk mengoperasikan dan mengendalikan operasional serta aset bisnis. Peraturan IRS tidak mengizinkan pemberian wewenang kepada nominee (pihak yang mewakili bisnis).
• Bukan pengganti Nomor Jaminan Sosial (SSN): EIN adalah pengenal untuk organisasi atau bisnis, sedangkan SSN (Nomor Jaminan Sosial) untuk individu. IRS menyarankan untuk tidak menggunakan EIN sebagai pengganti SSN atau sebaliknya.
• Tidak Ada Tanggal Kedaluwarsa: EIN berlaku selamanya, kecuali bisnis tersebut bubar, menghentikan operasinya, atau dicabut oleh IRS karena pelanggaran.

Setiap bisnis yang membayar karyawan di AS diharuskan memiliki EIN untuk:

• Pemotongan dan pelaporan pajak penghasilan untuk karyawan.
• Membayar pajak Jaminan Sosial dan Medicare.
• Membayar pajak pengangguran federal (FUTA).

Misalnya: Perusahaan Anda mempekerjakan karyawan untuk bekerja di AS, meskipun hanya ada satu karyawan, perusahaan tersebut memerlukan EIN untuk memenuhi kewajiban pajak ketenagakerjaannya.

Jenis bisnis berikut ini diharuskan memiliki EIN, meskipun tidak memiliki karyawan:

• Korporasi meliputi C-Corp dan S-Corp.
• Perseroan terbatas (PT), baik yang beranggotakan satu orang atau banyak orang.
• Kemitraan.
• Organisasi Nirlaba.
• Perwalian dan Harta Warisan.

Badan-badan hukum ini dianggap sebagai badan pajak terpisah, sehingga Internal Revenue Service (IRS) mengharuskan setiap badan hukum memiliki EIN terpisah untuk mengajukan pengembalian dan laporan pajak masing-masing.

Jika Anda pemilik tunggal, Anda dapat menggunakan SSN untuk melaporkan pajak. Namun, Anda harus mengajukan EIN jika Anda termasuk salah satu dari berikut ini:

• Ada staf yang bekerja.
• Buka rekening bank perusahaan.
• Ajukan pengembalian pajak federal (seperti pajak cukai atau pajak ketenagakerjaan).
• Mendirikan dana pensiun, pembagian keuntungan atau rencana tabungan untuk karyawan.
• Memperoleh atau mengambil alih bisnis yang sudah ada.

Bagi individu asing atau pengusaha Vietnam yang menjalankan perusahaan di AS, EIN juga merupakan bukti hukum untuk diakui sebagai badan hukum oleh bank dan mitra di AS.

Perwalian, warisan, atau rencana pensiun, rencana manfaat karyawan (EIN) harus mendaftar untuk EIN agar dapat mengajukan pengembalian pajak secara mandiri, terpisah dari individu atau bisnis yang mengelolanya.

Jika Anda diharuskan membayar atau memotong pajak cukai, pajak pemotongan, atau pajak lain yang dikenakan oleh IRS, pendaftaran EIN diperlukan untuk mematuhi kewajiban Anda dan menghindari sanksi administratif.

IRS mewajibkan bisnis untuk menentukan struktur hukum mereka (jenis badan usaha) sebelum mengajukan EIN. Jenis ini memengaruhi cara mereka melaporkan pajak, kewajiban pajak mereka, dan apakah mereka akan mendapatkan EIN.

Beberapa jenis umum meliputi:

• Perusahaan Perseorangan (Bisnis swasta yang dimiliki oleh satu orang).
• Kemitraan
• Korporasi (C-Corp atau S-Corp) (Perusahaan Saham Gabungan).
• Perseroan Terbatas (PT) (Perseroan Terbatas yang beranggotakan satu orang atau lebih).
• Organisasi Perwalian, Perkebunan atau Nirlaba.

Catatan: Setiap jenis bisnis memiliki persyaratan pajak yang berbeda, jadi menentukan jenis bisnis yang tepat adalah langkah pertama dan terpenting.

IRS hanya menerima aplikasi EIN yang diajukan oleh Pihak yang Bertanggung Jawab, yaitu orang yang memiliki kendali langsung atau pengoperasian bisnis.

• Untuk usaha kecil, orang ini biasanya adalah pemilik atau manajer.
• Untuk perusahaan besar atau anak perusahaan, bisa jadi perwakilan sah atau pemegang saham pengendali.
• Orang ini harus memberikan SSN, ITIN, atau EIN miliknya yang valid pada Formulir SS-4.

IRS tidak menerima nominee atau perantara sebagai badan hukum dalam pengajuan atas nama suatu bisnis.

Perusahaan perlu mengisi informasi dalam Formulir SS-4 secara lengkap dan akurat. Termasuk:

• Nama Resmi dan Nama Dagang (jika ada).
• Alamat bisnis di AS (jika ada) atau alamat kontak resmi di luar negeri.
• Tanggal bisnis dimulai atau diakuisisi.
• Kegiatan bisnis utama.
• Perkiraan jumlah karyawan dan gaji tanggal pertama dibayarkan.
• Alasan mengajukan EIN (Alasan mengajukan permohonan), misalnya memulai bisnis baru, mempekerjakan karyawan, membuka rekening bank, mengubah jenis bisnis, dan lain-lain.

Sebelum mengajukan EIN, bisnis harus memiliki dokumen identifikasi badan hukum yang tersedia untuk diperiksa oleh IRS, seperti:

• Sertifikat Pendirian / Pembentukan.
• Perjanjian Operasional (untuk LLC).
• Anggaran Dasar / Anggaran Rumah Tangga.
• Izin usaha (jika ada)
• Informasi perwakilan hukum dan alamat kontak resmi.

Dokumen-dokumen ini tidak perlu diserahkan langsung ke IRS saat mengajukan EIN daring, tetapi harus disimpan dalam arsip untuk verifikasi saat diminta oleh IRS atau saat membuka rekening bank AS.

IRS mengizinkan bisnis untuk mendaftar EIN dengan tiga cara:

• Daring: Daftar langsung di irs.gov.
• Faks: Kirim Formulir SS-4 ke nomor faks IRS.
• Surat: kirim dokumen salinan keras ke alamat IRS.

Ketika suatu bisnis mengubah bentuk operasinya, yang mengakibatkan perubahan pada sifat hukumnya, Dinas Pendapatan Internal (IRS) mewajibkan EIN baru. Kasus-kasus tersebut meliputi:

• Dari kepemilikan tunggal menjadi korporasi atau kemitraan.
• Dari Kemitraan menjadi PT atau Korporasi.
• Dari Perseroan Terbatas Beranggota Tunggal menjadi Perseroan Terbatas Beranggota Banyak, atau sebaliknya.
• Dari Perseroan Terbatas menjadi Perusahaan Perseorangan setelah pembubaran perusahaan.

Karena jenisnya berubah, kewajiban pajak, struktur kepemilikan, dan status hukum pun berbeda, maka IRS diharuskan menerbitkan EIN baru untuk memastikan pelacakan pajak yang transparan.

Jika kepemilikan atau kendali bisnis berubah sepenuhnya, misalnya:

• Bisnis tersebut memiliki pemilik baru karena pembelian atau pengalihan.
• Perusahaan tersebut digabungkan atau diakuisisi oleh badan hukum lain.
• Pemegang saham atau investor baru memiliki kendali penuh.

→ Pada saat itu, bisnis harus mengajukan EIN baru, karena IRS menganggapnya sebagai badan hukum baru, meskipun nama atau kegiatan bisnisnya mungkin tetap sama.

• Dua atau lebih perusahaan bergabung menjadi perusahaan baru.
• Suatu perusahaan dipecah menjadi beberapa badan hukum terpisah.
• Perusahaan merestrukturisasi model operasinya untuk menciptakan badan hukum independen yang baru.

Dalam kasus ini, perusahaan yang baru dibentuk harus mendaftar untuk EIN baru, sementara EIN bisnis lama dapat ditutup atau dibatalkan setelah pelaporan pajak terakhir selesai.

Jika suatu bisnis mengubah perwakilan sah atau pihak yang bertanggung jawab, EIN baru tidak diperlukan, tetapi pemberitahuan kepada IRS harus dilakukan dalam waktu 60 hari sejak perubahan.

Bisnis menggunakan Formulir 8822-B (Perubahan Alamat atau Pihak yang Bertanggung Jawab) untuk memperbarui informasi.

Catatan: Jika suatu bisnis gagal memperbarui informasi ini, IRS dapat menganggap pengajuan tersebut tidak sah atau menunda pemrosesan pengembalian pajak di masa mendatang.

Jika suatu bisnis hanya mengubah alamat bisnis atau nama dagang (DBA), tetapi mempertahankan jenis badan hukum yang sama, bisnis tersebut tidak perlu mengajukan EIN baru.

Namun, bisnis harus memberitahukan perubahan informasi kepada IRS, bank, dan lembaga terkait untuk menghindari kesalahan saat mengajukan pajak atau menerima surat dari IRS.

Jika suatu bisnis kehilangan atau tidak ingat EIN yang diterbitkannya, bisnis tersebut tidak perlu mengajukan permohonan EIN baru lagi, tetapi dapat menghubungi IRS secara langsung untuk mencari atau meminta salinan Surat Konfirmasi EIN yang diterbitkan ulang (Formulir CP 575).

Catatan: Jika suatu bisnis sembarangan mendaftar untuk EIN baru sementara EIN lama masih berlaku, IRS dapat menganggap ini sebagai pendaftaran EIN duplikat, yang menyebabkan kebingungan dalam catatan pajak dan akuntansi.

Nomor Identifikasi Pemberi Kerja (EIN) adalah nomor 9 digit yang dikeluarkan oleh Internal Revenue Service (IRS) untuk mengidentifikasi suatu bisnis untuk keperluan perpajakan. EIN berfungsi serupa dengan "kartu identitas" suatu bisnis dalam sistem hukum AS.

Bisnis memerlukan EIN untuk membuka rekening bank, membayar pajak, mempekerjakan karyawan, menandatangani kontrak, dan beroperasi secara legal di Amerika Serikat.

Ya. IRS mengizinkan bisnis dan individu asing (Entitas Asing) untuk mendaftar EIN meskipun mereka tidak memiliki SSN atau ITIN.

Dalam kasus ini, bisnis perlu mengisi Formulir SS-4, mencatat “Entitas asing tanpa tempat tinggal resmi di AS” dan mengirimkan aplikasi melalui Faks atau Surat ke IRS.

GLA menyiapkan dan menyerahkan seluruh aplikasi ini atas nama Anda, membantu Anda menerima EIN yang valid hanya dalam 4–6 minggu kerja.

Sebelum mengajukan permohonan, bisnis perlu mempersiapkan:

• Jenis bisnis (PT, Korporasi, Kemitraan, dll.)
• Nama dan alamat resmi perusahaan.
• Informasi Pihak yang Bertanggung Jawab.
• Alasan mengajukan EIN (membuka perusahaan baru, membuka rekening bank, mengajukan pajak, dll.).
• Sertifikat Pendirian/Pembentukan.

GLA membantu Anda meninjau semua dokumen dan mengisi Formulir SS-4 dengan benar untuk pertama kalinya. 

Bisnis perlu mendaftarkan EIN baru dalam kasus berikut:

• Ubah jenis badan hukum (dari PT menjadi Korporasi, Persekutuan...).
• Pengalihan atau perubahan kepemilikan seluruhnya.
• Penggabungan, pembagian atau akuisisi suatu perusahaan.
• Mendirikan badan hukum baru di AS.

Jika Anda hanya mengubah alamat, nama bisnis, atau perwakilan, Anda tidak memerlukan EIN baru, cukup perbarui informasi Anda dengan IRS.

Anda dapat mengisi dan mengirimkan Formulir SS-4 sendiri jika Anda memahami peraturan IRS. Namun, untuk bisnis internasional tanpa SSN, proses pengiriman melalui Faks/Surat seringkali rumit dan dapat dengan mudah ditolak oleh IRS jika terjadi kesalahan kecil.

GLA menyarankan penggunaan layanan konsultasi profesional untuk memastikan aplikasi Anda valid, diformat dengan benar, dan diproses secepat mungkin. Hubungi GLA untuk dukungan cepat dan efisien dalam pendaftaran EIN perusahaan AS. 

Setelah EIN diterbitkan, suatu bisnis dapat:

• Buka rekening bank perusahaan di AS.
• Membayar pajak federal dan negara bagian.
• Daftar untuk mendapatkan izin usaha.
• Menandatangani kontrak komersial, mempekerjakan karyawan, atau melakukan transaksi keuangan.

GLA terus mendampingi bisnis setelah mereka memiliki EIN, mendukung pembukaan rekening, konsultasi pajak, dan melengkapi dokumen hukum untuk operasi di AS.

Ya. Sebagian besar bank di AS mewajibkan bisnis memiliki EIN yang valid untuk membuka rekening bisnis. EIN merupakan bukti status hukum dan integritas keuangan suatu bisnis.

GLA menyediakan dukungan penuh, mulai dari pendaftaran EIN hingga pembukaan rekening bank AS (Bank of America, Mercury, Wise, dll.), membantu Anda menyelesaikan proses dengan cepat dan legal.

Tidak. EIN berlaku selamanya, kecuali bisnis tersebut dibubarkan atau dicabut oleh IRS karena pelanggaran hukum. Oleh karena itu, Anda dapat terus menggunakan nomor ini seumur hidup bisnis Anda di AS.