Peraturan batas waktu penyimpanan buku dan dokumen untuk bisnis Singapura (2026)

Pencatatan merupakan hal mendasar dalam menjalankan bisnis yang sukses di Singapura. 

Pencatatan yang tepat membantu bisnis menjaga transparansi, mengelola kesehatan keuangan, dan mempersiapkan kemungkinan audit IRAS.

Artikel GLA berikut akan memberikan petunjuk rinci tentang persyaratan pencatatan, jenis catatan, dokumen yang perlu disimpan, dan catatan dari ahli akuntansi pajak GLA untuk menyimpan catatan dengan baik dan efektif, menghindari hukuman dari IRAS dan ACRA. 

1. Apa yang dimaksud dengan pencatatan menurut hukum perusahaan Singapura?

Menurut definisi otoritas pajak IRASPencatatan adalah proses penyimpanan catatan, kertas, dokumen, laporan keuangan, faktur, dan kontrak. (peristiwa dan transaksi dalam sistem akuntansi). 

Hal ini merupakan syarat penting karena pencatatan yang lengkap dan akurat merupakan landasan dasar akuntansi, pelaporan data dan informasi yang akurat serta penilaian dari lembaga audit independen.

2. Mengapa dunia usaha di Singapura perlu menyimpan catatan?

Pencatatan yang baik tidak hanya penting bagi perusahaan tetapi juga bagi lembaga pemerintah Singapura. 

Pencatatan yang efektif membantu bisnis memantau aktivitas bisnis secara akurat, memastikan komitmen keuangan, dan membuat keputusan yang efektif, namun juga membantu lembaga pemerintah memantau apakah aktivitas perusahaan sesuai dengan standar hukum atau tidak

1.1. Patuhi hukum 

Kewajiban menyimpan catatan dan dokumen merupakan persyaratan wajib ketika menjalankan perusahaan di Singapura. Bisnis yang tidak mematuhi hukum harus menghadapi hukuman berat dari lembaga pemerintah jika ditemukan. 

Hukumannya dapat berupa penjara selama 6 bulan atau denda hingga 5000 SGD tergantung pada beratnya pelanggaran.

1.2. Batasi kesalahan keuangan

Kesalahan keuangan selalu dapat terjadi dalam akuntansi. Menyimpan catatan yang lengkap membantu memeriksa keakuratan arus kas secara komprehensif, meminimalkan pernyataan pajak yang salah, penyajian yang berlebihan, dan menyiapkan laporan keuangan yang akurat selama musim audit 

Pencurian dan penipuan dapat terjadi, namun Anda dapat mencegahnya dengan menyimpan catatan bisnis yang baik. Menyimpan catatan komprehensif tentang pengeluaran dan transaksi perusahaan Anda dapat membantu Anda lebih memahami arus kas Anda, sehingga mencegah penipuan. Selain itu, informasi ini akan memungkinkan Anda menyiapkan laporan keuangan yang akurat selama musim audit.

1.3. Kelola arus kas dan hemat biaya

Pencatatan merupakan hal yang penting, agar perusahaan dapat memahami ke mana uang masuk dan keluar sehingga dapat menilai situasi keuangan perusahaan secara akurat. Bagi perusahaan UKM, memahami pembiayaan sangat penting dalam mengambil keputusan bisnis yang terinformasi dan berdasarkan data.

Selain itu, ketika musim pajak Singapura tiba, perusahaan tidak akan membuang terlalu banyak waktu dan uang untuk mempekerjakan personel untuk membantu mengatur dan mencari dokumen, namun tetap dapat memastikan laporan keuangan diselesaikan tepat waktu dan akurat.

2. Peraturan dan ketentuan untuk menyimpan catatan dan dokumen perusahaan Singapura

Di Singapura, otoritas pajak IRAS adalah badan yang mengeluarkan peraturan dan mewajibkan kepatuhan terhadap pencatatan keuangan yang harus dipatuhi oleh perusahaan.

2.1. Rekam periode retensi

IRAS menetapkan bahwa perusahaan harus menyimpan catatan akuntansi dan dokumen pendukung untuk jangka waktu minimal lima tahun sejak Tahun Penilaian (YA) terkait.

Misalnya, tahun keuangan sebuah perusahaan dagang di Singapura berakhir pada bulan Desember setiap tahunnya. Catatan tahun 12 harus disimpan setidaknya hingga 2019 Desember 31.

2.2. Lokasi untuk menyimpan catatan dan dokumen

Catatan bisnis perusahaan Singapura harus disimpan di alamat, kantor terdaftar, atau di lokasi yang dianggap sah oleh direktur perusahaan. 

GLA akan menyimpan catatan perusahaan di kantor alamat perusahaan terdaftarnya di Singapura

Selain itu, perusahaan Singapura juga dapat menyimpan catatan dan dokumen di cloud untuk kemudahan sinkronisasi dan keamanan yang kuat. 

Catatan bisnis ini harus selalu siap untuk diperiksa oleh direktur perusahaan dan auditor akuntansi kapan saja, di mana saja, kapan saja.

2.3. Jenis catatan dan kertas yang perlu disimpan

Sesuai dengan peraturan IRAS, perusahaan harus menyimpan dokumen-dokumen berikut 

Buku akuntansi, jurnal dan jadwal mencerminkan pendapatan dan pengeluaran perusahaan Anda, aset dan kewajiban, serta keuntungan dan kerugian;

Dokumen sumber yang merinci seluruh transaksi bisnis, seperti kuitansi, faktur, laporan bank, voucher, dan dokumen terkait lainnya yang diterbitkan atau diterima dari pelanggan;

Bukti tertulis atau kontraktual lainnya mengenai transaksi terkait bisnis 

Catatan:

Persyaratan pencatatan perusahaan terdaftar GST Akan ada perbedaan dengan perusahaan yang tidak terdaftar GST di Singapura.

Perusahaan yang terdaftar GST harus menyimpan faktur dan dokumen GST yang diterbitkan untuk tujuan pendapatan dan catatan penanganan barang bisnis. 

3. Bagaimana cara menyimpan catatan dan dokumen untuk perusahaan Singapura

Catatan bisnis perusahaan dapat disimpan secara fisik atau elektronik, asalkan lengkap, akurat, dan dapat diaudit.

3.1. Metode elektronik

Di era digital ini, metode paling efektif untuk menyimpan catatan bisnis Anda adalah dengan menyimpannya secara digital atau sebagai bagian dari program perangkat lunak akuntansi perusahaan seperti QuickBooks Online, Xero, dll 

Dunia usaha harus mengambil langkah-langkah keamanan untuk memastikan catatan perusahaan tidak dirusak dan disimpan dengan aman. Karena catatan-catatan ini disimpan secara elektronik, perusahaan Singapura tidak perlu menyimpan salinan fisik dokumen sumber pada musim pajak.

3.2. Metode kertas bahan

Selain itu, jika Perusahaan lebih menyukai metode akuntansi tradisional dalam menyimpan catatan kertas. Perusahaan harus memastikan bahwa dokumen dan catatan memiliki salinan cadangan untuk mencegah kehilangan.

Catatan bisnis perusahaan Singapura harus disimpan di kantor terdaftar Anda atau di lokasi yang dianggap tepat oleh direktur perusahaan.

4. Apa akibat dari tidak mematuhi peraturan pencatatan?

Ketidakpatuhan adalah masalah serius yang dapat menimbulkan konsekuensi serius. 

Pelanggaran pencatatan dapat mencakup:

• Catatan akuntansi dan dokumen terkait tidak disimpan dan/atau.
• Catatan akuntansi dan dokumen terkait tidak disimpan untuk jangka waktu minimal lima tahun.
• Akuntansi Anda dan catatan terkait tidak disimpan dengan cara atau lokasi yang tepat.

Jika pencatatan akuntansi Anda tidak disimpan dengan baik, perusahaan dapat menghadapi hukuman penjara hingga 12 bulan atau denda hingga $5.000 - selain denda wanprestasi berdasarkan Undang-Undang Pekerjaan Umum.

Selain itu, pencatatan yang tidak tepat dianggap sebagai pelanggaran pajak penghasilan yang dapat menghalangi IRAS untuk mengizinkan perusahaan melakukan pemotongan biaya dan modal sehingga menyebabkan utang pajak menjadi sangat tinggi.

Berdasarkan Undang-Undang Pajak Penghasilan, mereka yang bersalah karena tidak menyimpan catatan bisnis dengan benar juga dapat menghadapi hukuman penjara hingga enam bulan karena keterlambatan pembayaran atau denda hingga S$1.000.

5. Bagaimana GLA membantu bisnis menyimpan catatan keuangan dan akuntansi secara efektif?

GLA, dengan pengetahuan, pengalaman dan praktiknya dalam mendukung perusahaan di Singapura, akan mendukung dunia usaha

• Pastikan dokumen memenuhi persyaratan ACRA dan IRAS, risiko hukum 0%.
• Menyediakan solusi perangkat lunak akuntansi QuickBooks Online untuk menyimpan dan mengelola catatan dengan aman dan mudah untuk diambil.
• Mendukung otomatisasi pencatatan transaksi dan klasifikasi pengeluaran, menghemat waktu.
• Terapkan langkah-langkah keamanan untuk melindungi data sensitif dan menjaga kerahasiaan.
• Selain itu, GLA juga mendukung
• Konsultasi mengenai jenis perusahaan yang sesuai, membantu bisnis mengoptimalkan operasi bisnis.
• Mendukung perusahaan di Singapura untuk mematuhi undang-undang dan persyaratan tahunan secara akurat, efektif, dan efisien.
• Membantu dalam menyiapkan dan mendeklarasikan laporan tahunan secara akurat dan sah, menghindari sanksi.
• Pelayanan perpajakan dan akuntansi serta pelaporan keuangan sesuai standar akuntansi Singapura secara akurat dan cepat
• Daftar untuk membuka dan mengautentikasi rekening bank terkemuka di Singapura

6. Pertanyaan yang sering diajukan tentang pencatatan untuk perusahaan Singapura

Ide-ide utama menonjol

• Perusahaan Singapura harus menyimpan dokumen dan catatan keuangan yang relevan setidaknya selama 5 tahun pada tahun fiskal tersebut.
• Sah bagi sebuah perusahaan untuk memiliki penyimpanan cloud atau penyimpanan dokumen secara fisik.
• Perusahaan dikenakan denda hingga SGD 5000 atau penjara jika melanggar peraturan kepatuhan.
• Perusahaan GST memiliki lebih banyak persyaratan dokumen dan pencatatan dibandingkan perusahaan yang tidak terdaftar GST.